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ORDENANZA PARA LA UTILIZACIÓN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DE LA ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTÓN BAÑOS DE AGUA SANTA

(Ordenanza s/n)



EL ILUSTRE MUNICIPIO DEL CANTÓN BAÑOS DE AGUA SANTA

Considerando:

Que, el artículo 5, incisos 1, 3 y 4 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD) indica: La autonomía política, administrativa y financiera de los gobiernos autónomos descentralizados y regímenes autónomos descentralizados y regímenes especiales prevista en la Constitución comprende el derecho y la capacidad efectiva de estos niveles de gobierno para regirse mediante normas y órganos de gobierno propios, en sus respectivas circunscripciones territoriales, bajo su responsabilidad, sin intervención de otro nivel de gobierno y en beneficio de sus habitantes. Esta autonomía se ejercerá de manera responsable y solidaria. En ningún caso pondrá en riesgo el carácter unitario del Estado y no permitirá la secesión del territorio nacional.

La autonomía política es la capacidad de cada Gobierno Autónomo Descentralizado para impulsar procesos y formas de desarrollo acordes a la historia, cultura y características propias de la circunscripción territorial. Se expresa en el pleno ejercicio de las facultades normativas y ejecutivas sobre las competencias de su responsabilidad; las facultades que de manera concurrente se vayan asumiendo; la capacidad de emitir políticas públicas territoriales; la elección directa que los ciudadanos hacen de sus autoridades mediante sufragio universal, directo y secreto; y el ejercicio de la participación ciudadana.

La autonomía administrativa consiste en el pleno ejercicio de la facultad de organización y de gestión de sus talentos humanos y recursos materiales para el ejercicio de sus competencias y cumplimiento de sus atribuciones, en forma directa o delegada, conforme a lo previsto en la Constitución y la ley;

Que, el artículo 53 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD), la primera parte del inciso primero dice: Los gobiernos autónomos descentralizados municipales son personas jurídicas de derecho público, con autonomía política, administrativa y financiera;

Que, el artículo 57, literales a), d) del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD), dice: a) El ejercicio de la facultad normativa en las materias de competencia del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal, mediante la expedición de ordenanzas cantonales, acuerdos y resoluciones; d) Expedir acuerdos o resoluciones, en el ámbito de competencia del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal, para regular temas institucionales específicos o reconocer derechos particulares;

Que, la Resolución 504-08 de las Normas de Control Interno dictadas por la Contraloría General del Estado determinan:

d) Caja chica institucional y proyectos programados. El uso de fondos en efectivo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora en tramitación rutinaria de un gasto imprevisto y de menor cuantía pueda efectuar la eficiencia de la operación y su monto no amerite la realización de una transferencia, se justifica la autorización de un fondo para pagos en efectivo destinado a estas operaciones.

El fondo fijo de caja chica es un monto permanente y renovable, utilizado generalmente para cubrir gastos menores y urgentes denominados caja chica.

Los pagos con este fondo se harán en efectivo y estarán sustentados en comprobantes pre numerados, debidamente preparados y autorizados.

Los montos de los fondos de caja chica se fijarán de acuerdo a la reglamentación emitida por el Ministerio de Finanzas y por la misma entidad y serán manejados por personas independientes de quienes administran dinero o efectúan labores contables.

El manejo o utilización de un fondo de caja chica ahorrará tiempo y permitirá que las operaciones de valor reducido sean realizadas oportunamente;

Que, es necesario implementar acciones administrativas que aporten a preservar la buena imagen de la entidad;

Que, es deber reglamentar la utilización del fondo fijo de caja chica, para gastos menores;

Que, el pago de gastos menores, requiere de una atención oportuna, para que permita un ágil y normal desenvolvimiento de las actividades de la institución;

Que, es indispensable normar la utilización del fondo fijo de caja chica, de manera que posibilite una acción de control permanente y establecer responsabilidades; y,

En uso de las atribuciones que le confiere la ley,

Expide:

La ORDENANZA PARA LA UTILIZACIÓN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DE LA ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTÓN BAÑOS DE AGUA SANTA.


Capítulo I
OBJETIVOS

Art. 1.- Los objetivos de la presente ordenanza, en los que el fondo fijo de caja chica se refiere, son los siguientes:

a) Señalar procedimientos para la utilización del fondo fijo de caja chica, en el Concejo Cantonal, control y reposición;

b) Disminuir en lo posible el tiempo de trámite de pagos urgentes y de cuantía reducida, observando un adecuado control de gastos menores; y,

c) Determinar la atención de las necesidades urgentes que ocasionen gastos de menor cuantía.


Sección II
MONTO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA


Nota:

Conservamos la numeración de esta sección, aún cuando no guarda correspondencia con el orden secuencial, por fidelidad a la publicación del Registro Oficial.

Art. 2.- Considerando los departamentos y direcciones existentes, se establece el fondo de caja chica en doscientos dólares ($ 200,00) a la expedición de esta ordenanza, misma que deberá ser liquidada mes a mes.

Art. 3.- El valor del gasto con cargo al fondo fijo de caja chica, no podrá ser mayor a veinte dólares americanos ($ 20,00).


Sección III
RESPONSABILIDADES Y REPOSICIÓN

Art. 4.- La responsabilidad del manejo del fondo fijo de caja chica, estará a cargo de la Profesional 1 de la Dirección Financiera.

Art. 5.- En caso de ausencia temporal, vacaciones, enfermedad, licencia u otros motivos del responsable del manejo del fondo fijo de caja chica, el/la Tesorero/a Municipal designará la persona que reemplace y levantará un arqueo de caja chica, previo acta de entrega-recepción.

Art. 6.- Los egresos del fondo fijo de caja chica, deberán aplicarse conforme al presupuesto para lo siguiente:

a) Para cubrir gastos de transporte de bienes y valores del Municipio que se produzcan dentro y fuera del cantón;

b) Para reproducción de documentos, envío de correspondencia, así como pago por llamadas telefónicas, en casos urgentes institucionales, cuando se averíen las líneas telefónicas en la Municipalidad;

c) Únicamente para gastos menores de reparación y mantenimiento de equipos, bienes y otros, solo en casos emergentes;

d) Para gastos menores de útiles de oficina; y,

e) Para gastos menores de adquisición de materiales para el aseo y limpieza de las oficinas de la Municipalidad.

Art. 7.- Todos los gastos que se efectúen con cargo al fondo fijo de caja chica, deberán constar con el visto bueno del o la Administrador(a) del fondo de caja chica o quien haga sus veces, siempre y cuando se adjunten las facturas correspondientes de acuerdo a la Ley de Facturación.

Art. 8.- Todos los gastos serán de responsabilidad pecuniaria de quien maneje el fondo fijo de caja chica y de quien autorice el egreso.

Art. 9.- El/la responsable del manejo del fondo fijo de caja chica, solicitará la reposición correspondiente, una vez que el total de gasto asciende al ochenta por ciento del valor del fondo.

La solicitud contendrá el visto bueno del responsable del fondo fijo de caja chica, adjuntando los documentos respectivos, facturas, notas de venta, planillas, etc., soportes que justifiquen el gasto realizado.


Sección IV
SUSPENSIÓN DEL MANEJO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

Art. 10.- El/la Tesorero/a Municipal inmediatamente suspenderá al responsable del manejo del fondo fijo de caja chica por comprobarse irregularidades en el manejo del fondo; por el incumplimiento de lo dispuesto en los artículos 2, 3 y 6 de de la presente ordenanza.


DISPOSICIÓN GENERAL

Art. 11.- Queda derogada la Ordenanza que reglamenta la utilización del fondo fijo de caja chica, publicada en el Registro oficial No. 87 de fecha 22 de mayo del 2003.

Art. 12.- La presente ordenanza entrará en vigencia a partir de la aprobación por el I. Concejo Municipal, sancionada por la autoridad nominadora, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.

Dada en la sala de sesiones del Concejo Municipal de Baños de Agua Santa, a los 6 días del mes de enero del 2011.



FUENTES DE LA PRESENTE EDICIÓN DE LA ORDENANZA PARA LA UTILIZACIÓN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DE LA ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTÓN BAÑOS DE AGUA SANTA



1.- Ordenanza s/n (Registro Oficial 389, 21-II-2011).

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