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ORDENANZA DE CREACIÓN DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE LA MUNICIPALIDAD DEL CANTÓN BAÑOS DE AGUA SANTA

(Ordenanza s/n)



LA ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTÓN BAÑOS DE AGUA SANTA

Considerando:

Que, la Constitución Política de la República en su artículo 228 (238) y la Ley Orgánica de Régimen Municipal y en sus artículos 1 y 17, consagra la autonomía plena, funcional, económica y administrativa de las municipalidades;

Que, en razón de los requerimientos del desarrollo experimentado en el cantón, la Municipalidad viene ejecutando obras de beneficio material, cultural y social de considerable magnitud;

Que, para la correcta y eficiente administración, control y utilización de los recursos que posee la Municipalidad, se hace indispensable auditar y supervisar, para lo que es necesario contar con talento humano, técnicos y económicos; y,

En uso de las atribuciones que le confiere la Ley de Régimen Municipal,

Expide:

La ORDENANZA DE CREACIÓN DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE LA MUNICIPALIDAD DEL CANTÓN BAÑOS DE AGUA SANTA.


Capítulo I
ASPECTOS GENERALES

Art. 1.- La Unidad de Auditoría Interna depende directamente de la Municipalidad del cantón Baños de Agua Santa y posee independencia para decidir sobre su gestión técnica.

Art. 2.- Tiene como objetivo apoyar a las autoridades de la I. Municipalidad del Cantón Baños de Agua Santa proporcionando análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría, e información relativas a las actividades revisadas.

Art. 3.- La Auditoría Interna desarrollará sus cometidos, respecto a las actividades y funciones que realizan las distintas unidades de gestión administrativa de la Municipalidad de Baños de Agua Santa. Cuando sea necesario podrá vincularse a través de las autoridades correspondientes con otras entidades u organizaciones que por su relación con la institución, lo amerite.

Art. 4.- Su gestión radica en la incorporación de valor agregado, mediante la contribución a la mejora y rediseño de los sistemas administrativos y de infraestructura a través de evaluaciones habituales. Donde se considera siempre los criterios de eficiencia, eficacia y economía, impulsando la implantación de apropiados sistemas de control interno, y fomentando la cultura del mismo como del desarrollo de los sistemas de control de gestión y de evaluación de resultados.


Capítulo II
FUNCIONES, ATRIBUCIONES Y DEBERES

Art. 5.- Son funciones de la Unidad de Auditoría Interna, según el artículo 455 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal, en referencia a ellas son las siguientes:

a) Participar como operativo en la ejecución de exámenes especiales o auditorios en los campos financieros o de gestión administrativa;

b) Elaborar planes específicos y programas de exámenes especiales o auditorios;

c) Elaborar cuestionarios de control interno;

d) Elaborar papeles de trabajo;

e) Efectuar el análisis de las cuentas, áreas, sistemas o subsistemas que se hayan asignado;

f) Elaborar hojas de hallazgos para la formulación del borrador del informe;

g) Preparar comunicaciones para los funcionarios sujetos a examen;

h) Presentar informes de carácter financiero, análisis de balances y sugerir sistemas contables y de control para una técnica organizada económica administrativa de la Municipalidad;

i) Efectuar el control de los pagos en el servicio de la deuda municipal, vigilar que se cancelen, como suscribir las actas de incineración de los bonos que hayan sido pagados, previo el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes;

j) En ocasiones, puede corresponderle trabajar solo en la ejecución de exámenes que no revisten complejidad;

k) Responsabilizarse por la administración de los recursos asignados para la consecución de los resultados, reportar periódicamente sobre el avance de la ejecución del plan operativo anual;

l) Coordinar estrechamente con las demás dependencias y niveles administrativos municipales para la ejecución de sus acciones, propugnando la difusión de información que se requiera para mantener permanentemente vínculos con la comunidad representada en todas sus áreas socio-económicas y políticas;

m) Informar sobre las novedades disciplinarias presentadas con el personal a su cargo a las instancias respectivas;

n) Vigilar el cumplimiento de las pautas que la Municipalidad establece para orientar la administración de la institución;

o) Controlar el adecuado cumplimiento de la normativa y demás lineamientos que regulan la gestión de la institución;

p) Ejercer acciones tendientes a mejorar la gestión de las unidades administrativas de la institución;

q) Asesorar, en materia de su competencia y de acuerdo con su plan de trabajo y recursos disponibles, a las diferentes unidades de la institución;

r) Opinar, en el desarrollo de sistemas de información vinculados con la gestión administrativa y financiera respecto a la auditabilidad de los mismos; y,

s) Velar, dentro de su ámbito de competencia, por la salvaguarda y uso adecuado de los bienes y recursos propiedad de la institución y de aquellos otros que están bajo la administración o custodia de la Municipalidad.

Art. 6.- La Unidad de Auditoría Interna debe ejercer sus funciones de acuerdo con los principios, normas y procedimientos técnicos propios de la auditoría.

Art. 7.- La Unidad de Auditoría Interna tiene la potestad de planificar, administrar y ejecutar su función técnica. Para ello puede definir:

a) Los planes, programas, y la estrategia para maximizar el producto de su labor;

b) Las áreas y aspectos que requieren prioritariamente de sus servicios, los objetivos y alcance de sus trabajos con la oportunidad en que se deben llevar a cabo, siempre teniendo en cuenta las directivas que haya fijado el Consejo Directivo Central; y,

c) La metodología a aplicar.

Art. 8.- Los funcionarios de la Unidad de Auditoría Interna, debidamente son autorizados por sus jerarcas máximos como:

a) Tendrán acceso y podrán solicitar archivos, registros, documentos u otras fuentes de información. A tales efectos establecerán los plazos y las condiciones en que debe ser entregada dicha documentación;

b) Tendrán acceso a los bienes y valores de la institución en presencia del responsable o custodio para examinar, glosar, y verificar; y,

c) Poseerán clave de consulta con permiso suficiente para consultar la totalidad de los datos del sistema en los distintos programas informáticos del Sector de Gestión Administrativa.

Art. 9.- Los funcionarios de la I. Municipalidad del Cantón Baños de Agua Santa están obligados a facilitar oportunamente la información, documentación, y colaboración que requieran los auditores para cumplir con sus obligaciones. Como parte de esta ayuda deben brindar entre otros:

• Los informes, opiniones o declaración sobre el asunto objeto del análisis.

• Condiciones adecuadas de acceso, como movilidad y ubicación aceptable en las instalaciones.

Art. 10.- Los responsables de la Unidad de Auditoría Interna mantendrán un programa de actualización permanentemente, dirigido a sus auditores y personal de apoyo, con el fin de que estos posean y mantengan las habilidades y conocimientos necesarios para cumplir con sus obligaciones.

Art. 11.- Los responsables de la Unidad de Auditoría Interna, elaborarán por escrito y mantendrán actualizados los lineamientos básicos que regulan su gestión:

a. Un manual de organización, con la descripción de sus objetivos, alcance, políticas generales, funciones, y servicios que presta, como la estructura interna que respalda la organización;

b. Un manual con los procedimientos generales de auditoría, que se utiliza en la ejecución de sus funciones; y,

c. El procedimiento para comunicar los resultados de su labor.

Art. 12.- Concluida su actuación en una unidad, la Unidad de Auditoría Interna elaborará un informe estableciendo las observaciones y recomendaciones que correspondieran.

• De dicho informe, dará vista al jerarca de la unidad auditada, a efectos de que exprese los descargos o consideraciones que entienda pertinentes dentro del plazo que se determine.

• Así mismo, el informe será comunicado al Alcalde de la Municipalidad y al Departamento que corresponda, según el tema en los casos que puedan afectarse, tanto el funcionamiento como los objetivos dispuestos o las instrucciones dictadas.

En todos los casos, el Alcalde de la Municipalidad podrá requerir a la Unidad de Auditoría Interna los informes concluidos o informes parciales.

Art. 13.- Los directores de las unidades auditadas deberán informar las medidas adoptadas, a raíz de las observaciones y recomendaciones recibidas, o en su defecto, manifestar por escrito las razones por las cuales no se aplicaron.

Este informe será presentado a la Unidad de Auditoría Interna quien lo elevará a conocimiento del Pleno del Concejo de la Municipalidad de Baños de Agua Santa.

Art. 14.- El máximo jerarca será el señor Alcalde, quien podrá solicitar a la Auditoría Interna el análisis de un asunto específico de su competencia, quien en atención a criterios técnicos, su plan de trabajo y los recursos disponibles, le dará el trámite que corresponda.

Art. 15.- Los trabajos de la Unidad de Auditoría Interna tendrán un carácter reservado cuando:

a. Se encuentren en una etapa de elaboración y todavía no hayan sido puestos a consideración de las autoridades respectivas;

b. Cuando la auditoría continúe desarrollándose y el levantamiento del carácter reservado de la misma, pueda perjudicar la conclusión de la investigación; y,

c. En otros casos debidamente justificados a juicio del Pleno del Concejo Municipal.

Art. 16.- Cuando la Unidad de Auditoría Interna eleve un informe a las autoridades municipales, y entienda que es conveniente mantener el carácter reservado del mismo, deberá indicar y fundamentar esta apreciación.

Art. 17.- A fin de adoptar decisión sobre el carácter reservado de los informes, el Consejo Municipal, tratará el asunto en régimen de Comisión General, a menos que la mayoría de presentes decida que sea tratado en sesión pública.

Art. 18.- En los restantes casos no comprendidos en los artículos anteriores, los informes de la Unidad de Auditoría Interna tendrán carácter público, similar al de cualquier otra documentación municipal, correspondiendo a las autoridades municipales definir los criterios para su divulgación.

Art. 19.- La Unidad de Auditoría Interna enviará un informe anual de sus actuaciones al Pleno del Consejo Municipal con la siguiente información mínima:

a. Las principales actividades realizadas en el periodo;

b. Comparación con el plan de trabajo presentado; y,

c. Análisis de los resultados obtenidos.

Art. 20.- Los funcionarios de la Unidad de Auditoría Interna actuarán conforme a las normas de ética profesional, a las emitidas por los organismos competentes y a aquellas que disponga la unidad, para garantizar la calidad profesional de sus miembros. Deberá mantener la confidencialidad de la información obtenida y utilizarla únicamente en el cumplimiento de sus obligaciones y deberes, como se abstendrán de intervenir o evaluar aquellos asuntos que afecten su independencia y objetividad. El incumplimiento de estas premisas será considerado falta grave.

Art. 21.- En ningún caso los auditores podrán utilizar su cargo para obtener información con fines distintos al cumplimiento de sus obligaciones y deberes.

Art. 22.- No podrán desempeñarse como auditores quienes desarrollen funciones de Contador delegado, o de Auditor del Tribunal de Cuentas, o de Auditor de la Auditoría Interna de la Nación.


Capítulo III
ORGANIZACIÓN

Art. 23.- La Unidad de Auditoría Interna propondrá su estructura organizacional al Pleno del Concejo Municipal, así como las modificaciones necesarias para adaptar su funcionamiento a nuevas exigencias técnicas o al cumplimiento de metas definidas por las autoridades municipales.

En dicha estructura se deberá definir:

La descripción y especificaciones de las funciones sustantivas y de apoyo que requiere para cumplir su cometido; y,

El número y condiciones técnicas de funcionarios que conforman la Unidad de Auditoría, así como los objetivos, obligaciones y características de los cargos correspondientes.

Art. 24.- Los funcionarios se designarán cumpliendo lo estipulado en el artículo 454 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal. Para el ejercicio de las funciones de la Unidad deberán poseer experiencia en el Área Pública y especialmente en el Área de Auditoría.

Art. 25.- La Unidad de Auditoría Interna contará con los recursos humanos, financieros y materiales necesarios para cumplir con sus obligaciones.

Art. 26.- En casos plenamente justificados, la Unidad de Auditoría Interna podrá solicitar a través de las instancias correspondientes, los servicios de profesionales, técnicos, o personal de la Municipalidad del Cantón Baños de Agua Santa, para llevar a cabo una actuación o actividad específica relacionada con su gestión, debiendo planificar y fiscalizar su realización.

Art. 27.- Para todo aquello que no se encuentre especificado en esta ordenanza se aplicará las normas que se establecen en la ley, y todas aquellas que se crearen, a través de los organismos del Estado, en materia de auditoría.

Art. 28.- Esta ordenanza entrará en vigencia a partir de su aprobación en segunda instancia por el I. Concejo Municipal de Baños de Agua Santa; sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial, y deja sin efecto todas las disposiciones que se contrapongan a la misma. Sus normas prevalecerán sobre las de otros cuerpos legales de la misma característica.

Dada en la sala de sesiones del Concejo Municipal de Baños de Agua Santa, a los 29 días del mes de febrero del 2008.



FUENTES DE LA PRESENTE EDICIÓN DE LA ORDENANZA DE CREACIÓN DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE LA MUNICIPALIDAD DEL CANTÓN BAÑOS DE AGUA SANTA



1.- Ordenanza s/n (Registro Oficial 359, 13-VI-2008).

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